DMS / ECM System
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Was ist ein DMS bzw. ECM System?
Unter den Begriffen DMS / ECM System versteht man Software, mit welcher Unternehmen Dokumente und Daten (wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge) zentral digital ablegen und verwalten können.
DMS Software
Die Abkürzung DMS steht für „Dokumenten-Management-System“. Oftmals findet man Dokumenten-Management-Systeme auch noch unter dem Begriff „digitales Archiv“.
Ein DMS archiviert und organisiert die Dokumente in Ihrem Unternehmen in digitaler Form. Sie können mit einem DMS Dokumente wie E-Mails, Rechnungen oder Verträge elektronisch erfassen, bearbeiten, verwalten und archivieren.
ECM System
ECM ist die Abkürzung für „Enterprise-Content-Management“.
Die Unterschiede zwischen einem ECM und DMS sind minimal. In der Regel haben alle ECM-Systeme auch alle Funktionen eines DMS integriert. Aus diesem Grund versteht man im deutschsprachigen Raum meist unter einem ECM-System bzw. einem DMS dasselbe.
Ein ECM reicht von der grundsätzlichen Idee etwas weiter als ein DMS. Bei einem DMS liegt der Hauptfokus auf den Dokumenten, bei einem ECM soll die Software auch für andere Daten als zentrale Stelle dienen.
Für welche Unternehmen eignet sich eine DMS / ECM Software?
Ein DMS / ECM System eignet sich für alle Unternehmen, in welchen eine große Anzahl an Dokumenten existiert. Egal ob diese Dokumente interne oder externe Belege sind, sollten diese zentral gesammelt verschiedenen Nutzergruppen zugänglich gemacht werden.
Ein DMS / ECM ist in solchen Fällen eine ideale Lösung, damit alle Dokumente zentral digital abgelegt werden und Mitarbeiter gleichzeitig sowie effizient mit den Dokumenten arbeiten können.
Wichtig ist, dass das System zu Ihrem Unternehmen passt. Für jede Branche gibt es daher auch unterschiedliche Lösungen.
Typische Dokumente
die in einem DMS / ECM archiviert und verarbeitet werden, sind: Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Personaldokumente…
Typische Branchen
in denen DMS / ECM Systeme Anwendung finden sind:
Baubranche
Für die zentrale Verwaltung einzelner Projekt-Dokumente
Produktion
Für z.B. Bilddokumentationen, Fertigungsunterlagen, CAD-Dateien und CAM-Dateien
Finanzdienstleister
Für z.B Rechnungen, Verträge und die Dokumentation von Investitionen
Groß- und Einzelhandel
Für z.B Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen
Gesundheitswesen
Für eine DSGVO-konforme Verwaltung von Patientenakten
Gastronomie
Funktionen eines DMS / ECM System
Mit einem DMS / ECM können unterschiedliche Probleme gelöst werden.
Die 3 Hauptfunktionen
In der Regel haben DMS / ECM Systeme 3 Hauptanwendungen:
Zentrale Ablage
Durch die zentrale und einheitliche Ablage der Dokumente wird es den Benutzern ermöglicht, jederzeit und von überall strukturiert auf Dokumente zuzugreifen. Durch eine einfache Suchfunktion werden Dokumente schneller gefunden als in einem Papierordner und gehen auch nicht verloren.
Revisionssicheres Archivieren
Mit einem DMS / ECM können Sie die Dokumente digital und revisionssicher (unveränderbar) archivieren. Mit einer revisionssicheren Archivierung erwirken Sie, dass ein Großteil der Dokumente nicht mehr in Papierform abgelegt werden müssen.
Die revisionssichere digitale Archivierung stellt sicher, dass die Originaldokumente unverändert gespeichert werden. Wird das Dokument verändert, wird eine neue Version des Dokuments erstellt.
Digitales Archiv
Ein DMS / ECM ermöglicht es, die digital abgespeicherten Dokumente ganz einfach zu finden & abzuzeichnen. Die Informationen zu den Dokumenten sind überall und rund um die Uhr verfügbar und nachvollziehbar.
Weitere wichtige Funktionen
Zugriffsrechte
In den wenigsten Unternehmen dürfen alle Mitarbeiter auch alle Dokumente einsehen. Mittels Zugriffsrechte und Rollensystemen können Sie genau steuern, wer in einem ECM / DMS das Dokument sehen, bearbeiten oder verarbeiten darf (z.B. nur die Personalabteilung sieht Personaldokumente).
Versionierung
Die Versionierung von Dokumenten ermöglicht es Mitarbeitern, an Dokumenten, diese zu verändern, ohne dass eine alte Version verloren geht. Zudem können dadurch Änderungen genau nachvollzogen und rückgängig gemacht werden.
Mobile Nutzung
Die Dokumente werden oftmals auch außerhalb der Büroräumlichkeiten benötigt, wie beispielsweise ein Plan auf einer Baustelle. Daher ist es wichtig, dass ein DMS / ECM System auch von mobilen Geräten aus erreichbar ist. Dies kann mit einem Terminal-Server, einer App oder einer Web-Variante gelöst werden.
Workflows erstellen
Workflows ermöglichen es, Dokumente automatisiert durch unterschiedliche Bearbeitungsschritte in Ihrem Unternehmen zu steuern. Workflows werden vor allem für Eingangsrechnungen, Eingangspost, Verträge, Aufträge und Mahnungen erstellt.
Integration
Neben dem DMS / ECM werden in den meisten Unternehmen auch viele andere Programme genutzt.
Werden in diesen anderen Anwendungen Dokumenten erzeugt so sollen diese alle in einem DMS / ECM gesammelt werden.
Um den Zugriff auf die Dokumente in einem DMS / ECM für die Benutzer zu erleichtern, soll das DMS / ECM mit seinen Such- und Bearbeitungsfunktionen in andere Anwendungen integriert werden können.
Expertentipp für die Auswahl der wichtigen Funktionen:
Ein zu umfangreiches System kann Mitarbeiter aber auch die IT schnell überfordern.
Daher sollten Sie zuerst definieren, welche Anforderungen mit dem DMS / ECM gelöst werden sollen bzw. welche Funktionen Ihr System zwingend benötigt.
Nicht das funktionsreichste System ist das richtige, sondern das, dass sich am besten in die bestehenden Arbeitsprozesse einbinden lässt.
Vorteile – DMS / ECM
Durch die Nutzung von DMS / ECM Sytsmen entstehen Unternehmen viele Vorteile:
- Schneller Zugriff
Dank intelligenter Suchsysteme können mittels Metadaten- und Volltextsuche Dokumente schnell gefunden werden. Somit sparen Unternehmen Zeit. - Fehler verringern
Mit einem DMS / ECM können viele Fehler vermieden werden. Nur die berechtuigten Personen haben zugriff, Informationen werden abgesichert, Veränderungen dokumentiert. - Mehr Sicherheit
In einer DMS / ECM Software gehen Dokumente nicht so einfach verloren. Dokumente und Versionen können wiederhergestellt werden. - Weniger Platzbedarf
Ein DMS / ECM schafft nicht nur Platz im Büro durch den Wegfall von Papierdokumenten und Ordnern, sondern entlastet durch die Anbindung an z.B. Ihr E-Mail-System oder den internen Datenverkehr. - Revisionssicher
Da sich die Original-Dokumente im Dokumentenmanagementsystem nicht verändern lassen, reicht es aus, Dokumente nur noch digital abzulegen. Dadurch sind unter Umständen keine Papierdokumente mehr im Unternehmen nötig.
Installationsort des DMS / ECM
DMS / ECM Systeme werden von den meisten Anbietern als Cloud Software und OnPremise Software angeboten.
Cloud Software
Bei einer Cloud Software werden die Anwendung und die Daten auf externen Servern gespeichert und bereitgestellt. Der Zugriff auf die Software erfolgt über einen browserbasierten Client.
OnPremise Software
Eine OnPremise Software wird auf Ihrer IT-Infrastruktur installiert. Über einen FAT-Client onder Web Client können Sie auf das DMS / ECM zugreifen.