DMS / ECM System: Dokumente digital verwalten und archivieren

Was ist ein DMS bzw. ECM System?

Unter den Begriffen DMS / ECM System versteht man Software, mit der Unternehmen Dokumente und Daten wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge zentral digital ablegen und verwalten können. Im deutschsprachigen Raum werden die beiden Begriffe häufig gleichbedeutend verwendet.

DMS Software

Die Abkürzung DMS steht für „Dokumenten-Management-System“. Oft findet man Dokumenten-Management-Systeme auch unter dem Begriff „digitales Archiv“. Ein DMS archiviert und organisiert die Dokumente eines Unternehmens in digitaler Form. Damit lassen sich Dokumente wie E-Mails, Rechnungen oder Verträge elektronisch erfassen, bearbeiten, verwalten und archivieren.

ECM System

ECM ist die Abkürzung für „Enterprise-Content-Management“. Die Unterschiede zwischen einem ECM und einem DMS sind gering: In der Regel haben ECM-Systeme alle Funktionen eines DMS bereits integriert. Ein ECM reicht jedoch über die reine Dokumentenverwaltung etwas hinaus. Während bei einem DMS der Hauptfokus auf den Dokumenten liegt, soll ein ECM auch für andere Daten als zentrale Stelle dienen.

Für wen eignet sich ein DMS / ECM?

Ein DMS / ECM System eignet sich für alle Unternehmen, in denen eine große Anzahl an Dokumenten anfällt. Ob interne oder externe Belege: Sollen diese zentral gesammelt und verschiedenen Nutzergruppen zugänglich gemacht werden, ist ein DMS / ECM eine passende Lösung. Alle Dokumente liegen zentral digital ab, und Mitarbeitende können gleichzeitig und effizient damit arbeiten.

Wichtig ist, dass das System zum Unternehmen passt. Für jede Branche gibt es daher unterschiedliche Lösungen.

Typische Dokumente

Häufig in einem DMS / ECM archiviert und verarbeitet werden zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Personaldokumente.

Typische Anwendungsfälle

• Zentrale Verwaltung einzelner Projekt-Dokumente
• Bilddokumentationen, Fertigungsunterlagen, CAD- und CAM-Dateien
• Rechnungen, Verträge und die Dokumentation von Investitionen
• Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen
• DSGVO-konforme Verwaltung von Patientenakten
• Aufträge, Rechnungen, Bewirtungsbelege und Lieferscheine

Wichtige Funktionen eines DMS / ECM

Mit einem DMS / ECM lassen sich unterschiedliche Aufgaben lösen. In der Regel stehen drei Hauptfunktionen im Vordergrund.

Die drei Hauptfunktionen

• Zentrale Ablage und schnelles Finden: Durch die zentrale, einheitliche Ablage greifen Nutzer jederzeit und von überall strukturiert auf Dokumente zu. Über eine einfache Suchfunktion werden Dokumente schneller gefunden als im Papierordner und gehen nicht verloren.
• Revisionssichere Archivierung: Dokumente lassen sich digital und revisionssicher (unveränderbar) archivieren. So muss ein Großteil der Dokumente nicht mehr in Papierform abgelegt werden. Wird ein Dokument verändert, entsteht eine neue Version, das Original bleibt unverändert erhalten.
• Bearbeiten und Abzeichnen: Digital abgelegte Dokumente lassen sich einfach finden und abzeichnen. Die Informationen sind rund um die Uhr verfügbar und nachvollziehbar.

Weitere wichtige Funktionen

• Zugriffsrechte: In den wenigsten Unternehmen dürfen alle Mitarbeitenden alle Dokumente einsehen. Über Zugriffsrechte und Rollensysteme lässt sich genau steuern, wer ein Dokument sehen, bearbeiten oder verarbeiten darf (zum Beispiel sieht nur die Personalabteilung Personaldokumente).
• Versionierung: Mitarbeitende können Dokumente verändern, ohne dass eine alte Version verloren geht. Änderungen lassen sich nachvollziehen und rückgängig machen.
• Mobile Nutzung: Dokumente werden oft auch außerhalb der Büroräume benötigt, etwa ein Plan auf der Baustelle. Daher sollte ein DMS / ECM auch mobil erreichbar sein, beispielsweise über einen Terminal-Server, eine App oder eine Web-Variante.
• Workflows: Workflows steuern Dokumente automatisiert durch verschiedene Bearbeitungsschritte. Sie kommen vor allem bei Eingangsrechnungen, Eingangspost, Verträgen, Aufträgen und Mahnungen zum Einsatz.
• Integration: Neben dem DMS / ECM nutzen die meisten Unternehmen weitere Programme. Werden dort Dokumente erzeugt, sollen sie ebenfalls im DMS / ECM gesammelt werden. Daher sollte sich das System mit seinen Such- und Bearbeitungsfunktionen in andere Anwendungen integrieren lassen.

Tipp zur Auswahl der Funktionen: Ein zu umfangreiches System kann Mitarbeitende und IT schnell überfordern. Definieren Sie daher zuerst, welche Anforderungen das DMS / ECM lösen soll und welche Funktionen zwingend nötig sind. Nicht das funktionsreichste System ist das richtige, sondern das, das sich am besten in die bestehenden Arbeitsprozesse einbinden lässt.

Vorteile eines DMS / ECM

Durch die Nutzung eines DMS / ECM Systems entstehen für Unternehmen mehrere Vorteile:

• Schneller Zugriff: Über Metadaten- und Volltextsuche werden Dokumente schnell gefunden. Das spart Zeit.
• Weniger Fehler: Nur berechtigte Personen haben Zugriff, Informationen werden abgesichert und Änderungen dokumentiert.
• Mehr Sicherheit: Dokumente gehen nicht so leicht verloren. Dokumente und frühere Versionen lassen sich wiederherstellen.
• Weniger Platzbedarf: Papierdokumente und Ordner entfallen. Über die Anbindung an das E-Mail-System oder den internen Datenverkehr wird zusätzlich entlastet.
• Revisionssicher: Da sich die Originaldokumente im System nicht verändern lassen, reicht die digitale Ablage aus. Papierdokumente sind dann unter Umständen nicht mehr nötig.

Installationsort: Cloud oder On-Premise

DMS / ECM Systeme werden von den meisten Anbietern sowohl als Cloud-Software als auch als On-Premise-Software angeboten.

Cloud-Software

Bei einer Cloud-Software werden Anwendung und Daten auf externen Servern gespeichert und bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt über einen browserbasierten Client.

On-Premise-Software

Eine On-Premise-Software wird auf der eigenen IT-Infrastruktur installiert. Der Zugriff erfolgt über einen FAT-Client oder einen Web-Client.

Fachbegriffe rund um das DMS / ECM