DMS / ECM System: Dokumente digital verwalten und archivieren
Mit einem DMS / ECM System legen Unternehmen Dokumente und Daten wie Rechnungen, Lieferscheine und Verträge zentral digital ab und verwalten sie revisionssicher. Dieser Ratgeber erklärt, was ein DMS von einem ECM unterscheidet, für wen sich solche Systeme eignen, welche Funktionen wichtig sind und welche Vorteile sie bringen.
Was ist ein DMS / ECM System?
Unter einem DMS / ECM System versteht man Software, mit der Unternehmen Dokumente und Daten (wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge) zentral digital ablegen und verwalten können. DMS steht für Dokumenten-Management-System, ECM für Enterprise-Content-Management.
Was ist ein DMS bzw. ECM System?
Unter den Begriffen DMS / ECM System versteht man Software, mit der Unternehmen Dokumente und Daten wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge zentral digital ablegen und verwalten können. Im deutschsprachigen Raum werden die beiden Begriffe häufig gleichbedeutend verwendet.
DMS Software
Die Abkürzung DMS steht für „Dokumenten-Management-System“. Oft findet man Dokumenten-Management-Systeme auch unter dem Begriff „digitales Archiv“. Ein DMS archiviert und organisiert die Dokumente eines Unternehmens in digitaler Form. Damit lassen sich Dokumente wie E-Mails, Rechnungen oder Verträge elektronisch erfassen, bearbeiten, verwalten und archivieren.
ECM System
ECM ist die Abkürzung für „Enterprise-Content-Management“. Die Unterschiede zwischen einem ECM und einem DMS sind gering: In der Regel haben ECM-Systeme alle Funktionen eines DMS bereits integriert. Ein ECM reicht jedoch über die reine Dokumentenverwaltung etwas hinaus. Während bei einem DMS der Hauptfokus auf den Dokumenten liegt, soll ein ECM auch für andere Daten als zentrale Stelle dienen.
Für wen eignet sich ein DMS / ECM?
Ein DMS / ECM System eignet sich für alle Unternehmen, in denen eine große Anzahl an Dokumenten anfällt. Ob interne oder externe Belege: Sollen diese zentral gesammelt und verschiedenen Nutzergruppen zugänglich gemacht werden, ist ein DMS / ECM eine passende Lösung. Alle Dokumente liegen zentral digital ab, und Mitarbeitende können gleichzeitig und effizient damit arbeiten.
Wichtig ist, dass das System zum Unternehmen passt. Für jede Branche gibt es daher unterschiedliche Lösungen.
Typische Dokumente
Häufig in einem DMS / ECM archiviert und verarbeitet werden zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Personaldokumente.
Typische Anwendungsfälle
- Zentrale Verwaltung einzelner Projekt-Dokumente
- Bilddokumentationen, Fertigungsunterlagen, CAD- und CAM-Dateien
- Rechnungen, Verträge und die Dokumentation von Investitionen
- Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen
- DSGVO-konforme Verwaltung von Patientenakten
- Aufträge, Rechnungen, Bewirtungsbelege und Lieferscheine
Wichtige Funktionen eines DMS / ECM
Mit einem DMS / ECM lassen sich unterschiedliche Aufgaben lösen. In der Regel stehen drei Hauptfunktionen im Vordergrund.
Die drei Hauptfunktionen
- Zentrale Ablage und schnelles Finden: Durch die zentrale, einheitliche Ablage greifen Nutzer jederzeit und von überall strukturiert auf Dokumente zu. Über eine einfache Suchfunktion werden Dokumente schneller gefunden als im Papierordner und gehen nicht verloren.
- Revisionssichere Archivierung: Dokumente lassen sich digital und revisionssicher (unveränderbar) archivieren. So muss ein Großteil der Dokumente nicht mehr in Papierform abgelegt werden. Wird ein Dokument verändert, entsteht eine neue Version, das Original bleibt unverändert erhalten.
- Bearbeiten und Abzeichnen: Digital abgelegte Dokumente lassen sich einfach finden und abzeichnen. Die Informationen sind rund um die Uhr verfügbar und nachvollziehbar.
Weitere wichtige Funktionen
- Zugriffsrechte: In den wenigsten Unternehmen dürfen alle Mitarbeitenden alle Dokumente einsehen. Über Zugriffsrechte und Rollensysteme lässt sich genau steuern, wer ein Dokument sehen, bearbeiten oder verarbeiten darf (zum Beispiel sieht nur die Personalabteilung Personaldokumente).
- Versionierung: Mitarbeitende können Dokumente verändern, ohne dass eine alte Version verloren geht. Änderungen lassen sich nachvollziehen und rückgängig machen.
- Mobile Nutzung: Dokumente werden oft auch außerhalb der Büroräume benötigt, etwa ein Plan auf der Baustelle. Daher sollte ein DMS / ECM auch mobil erreichbar sein, beispielsweise über einen Terminal-Server, eine App oder eine Web-Variante.
- Workflows: Workflows steuern Dokumente automatisiert durch verschiedene Bearbeitungsschritte. Sie kommen vor allem bei Eingangsrechnungen, Eingangspost, Verträgen, Aufträgen und Mahnungen zum Einsatz.
- Integration: Neben dem DMS / ECM nutzen die meisten Unternehmen weitere Programme. Werden dort Dokumente erzeugt, sollen sie ebenfalls im DMS / ECM gesammelt werden. Daher sollte sich das System mit seinen Such- und Bearbeitungsfunktionen in andere Anwendungen integrieren lassen.
Tipp zur Auswahl der Funktionen: Ein zu umfangreiches System kann Mitarbeitende und IT schnell überfordern. Definieren Sie daher zuerst, welche Anforderungen das DMS / ECM lösen soll und welche Funktionen zwingend nötig sind. Nicht das funktionsreichste System ist das richtige, sondern das, das sich am besten in die bestehenden Arbeitsprozesse einbinden lässt.
Vorteile eines DMS / ECM
Durch die Nutzung eines DMS / ECM Systems entstehen für Unternehmen mehrere Vorteile:
- Schneller Zugriff: Über Metadaten- und Volltextsuche werden Dokumente schnell gefunden. Das spart Zeit.
- Weniger Fehler: Nur berechtigte Personen haben Zugriff, Informationen werden abgesichert und Änderungen dokumentiert.
- Mehr Sicherheit: Dokumente gehen nicht so leicht verloren. Dokumente und frühere Versionen lassen sich wiederherstellen.
- Weniger Platzbedarf: Papierdokumente und Ordner entfallen. Über die Anbindung an das E-Mail-System oder den internen Datenverkehr wird zusätzlich entlastet.
- Revisionssicher: Da sich die Originaldokumente im System nicht verändern lassen, reicht die digitale Ablage aus. Papierdokumente sind dann unter Umständen nicht mehr nötig.
Installationsort: Cloud oder On-Premise
DMS / ECM Systeme werden von den meisten Anbietern sowohl als Cloud-Software als auch als On-Premise-Software angeboten.
Cloud-Software
Bei einer Cloud-Software werden Anwendung und Daten auf externen Servern gespeichert und bereitgestellt. Der Zugriff erfolgt über einen browserbasierten Client.
On-Premise-Software
Eine On-Premise-Software wird auf der eigenen IT-Infrastruktur installiert. Der Zugriff erfolgt über einen FAT-Client oder einen Web-Client.
Fachbegriffe rund um das DMS / ECM
Was bedeutet revisionssicher?
Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Originaldokumente unverändert gespeichert werden. Wird ein Dokument verändert, entsteht eine neue Version, während das Original erhalten bleibt.
Was ist Versionierung?
Die Versionierung ermöglicht es, Dokumente zu bearbeiten, ohne dass ältere Versionen verloren gehen. Änderungen lassen sich nachvollziehen und rückgängig machen.
Was sind Workflows?
Workflows steuern Dokumente automatisiert durch verschiedene Bearbeitungsschritte, etwa bei Eingangsrechnungen, Verträgen oder Mahnungen.
Worin unterscheiden sich DMS und ECM?
Bei einem DMS liegt der Fokus auf den Dokumenten. Ein ECM reicht etwas weiter und dient auch für andere Daten als zentrale Stelle. Im deutschsprachigen Raum werden beide Begriffe meist gleichbedeutend verwendet.
Häufige Fragen
Worin unterscheidet sich ein DMS von einem ECM System?
Bei einem DMS liegt der Fokus auf der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Ein ECM reicht etwas weiter und dient auch für andere Daten als zentrale Stelle. In der Regel haben ECM-Systeme alle Funktionen eines DMS bereits integriert. Im deutschsprachigen Raum werden beide Begriffe häufig gleichbedeutend verwendet.
Für welche Unternehmen eignet sich ein DMS / ECM System?
Ein DMS / ECM eignet sich für alle Unternehmen, in denen eine große Anzahl an Dokumenten anfällt und interne oder externe Belege zentral gesammelt sowie verschiedenen Nutzergruppen zugänglich gemacht werden sollen. Wichtig ist, dass das System zum Unternehmen passt. Für jede Branche gibt es daher unterschiedliche Lösungen.
Worauf sollte man bei der Auswahl der Funktionen achten?
Entscheidend ist, dass die Funktionen zu den eigenen Arbeitsprozessen passen. Zuerst sollte definiert werden, welche Anforderungen das System lösen soll und welche Funktionen zwingend nötig sind. Ein zu umfangreiches System kann Mitarbeitende und IT überfordern. Nicht das funktionsreichste System ist das richtige, sondern das am besten einbindbare.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung in einem DMS / ECM?
Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Originaldokumente unveränderbar gespeichert werden. Wird ein Dokument verändert, entsteht eine neue Version, während das Original unverändert erhalten bleibt. So lässt sich ein Großteil der Dokumente digital statt in Papierform ablegen, da die digitale Ablage ausreicht.
Welche Installationsvarianten gibt es für ein DMS / ECM System?
Die meisten Anbieter stellen das System sowohl als Cloud- als auch als On-Premise-Software bereit. Bei der Cloud-Variante liegen Anwendung und Daten auf externen Servern, der Zugriff erfolgt über einen browserbasierten Client. On-Premise wird auf der eigenen IT-Infrastruktur installiert, der Zugriff läuft über einen FAT-Client oder einen Web-Client.
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